Przygotowanie do audytu sygnalisty lub przeglądu systemu wymaga czegoś więcej niż tylko zaznaczania pól wyboru — wymaga jasnego obrazu tego, jak proces raportowania funkcjonuje w praktyce i czy jest zgodny ze standardami prawnymi i organizacyjnymi. Audytorzy zazwyczaj szukają dobrze udokumentowanych procedur, bezpiecznych kanałów komunikacji, jasnych harmonogramów i właściwych praktyk przetwarzania danych zgodnie z przepisami, takimi jak dyrektywa UE w sprawie sygnalistów i RODO. Firmy powinny zacząć od sprawdzenia, czy raporty są otrzymywane i przetwarzane w wymaganych ramach czasowych, np. czy potwierdzają otrzymanie raportu w ciągu 7 dni i zapewniają działania następcze w ciągu 3 miesięcy. Dostęp do systemu powinien być ograniczony wyłącznie do upoważnionego personelu, z uprawnieniami opartymi na rolach, aby uniknąć niepotrzebnego ujawniania poufnych danych. Rejestry podjętych działań, aktualizacje statusu i notatki dotyczące sprawy powinny być dostępne w celu wykazania możliwości śledzenia i rozliczalności. Ważne jest również sprawdzenie, czy sygnaliści są informowani o swoich prawach i czy wewnętrzne kampanie informacyjne zostały przeprowadzone skutecznie. Regularny audyt lub przegląd pomaga zidentyfikować słabe punkty — takie jak opóźnienia, słaba dokumentacja lub ograniczone wykorzystanie systemu — i daje możliwość poprawy kultury raportowania i ogólnej zgodności. Przygotowując się z wyprzedzeniem, organizacje mogą stawić czoła zewnętrznym kontrolom ze spokojem i wykazać się silnym zaangażowaniem na rzecz przejrzystości i ochrony.
