Jeśli chodzi o sygnalizowanie nieprawidłowości, format raportu może mieć znaczący wpływ zarówno na komfort osoby zgłaszającej, jak i skuteczność wewnętrznego postępowania. Komentarze głosowe oferują bardziej naturalny, konwersacyjny sposób wyrażania obaw przez osoby, zwłaszcza te, które mogą mieć trudności z komunikacją pisemną lub czuć się przytłoczone formalnymi procedurami. Ton, pilność i niuanse emocjonalne często są wyraźniejsze w wypowiedziach mówionych, pomagając śledczym lepiej zrozumieć kontekst raportu. Jednak wiadomości głosowe mogą również stwarzać wyzwania, takie jak potrzeba transkrypcji, trudności w archiwizacji i potencjalne obawy dotyczące prywatności danych, jeśli nie są obsługiwane w bezpieczny sposób. Z drugiej strony raporty pisemne oferują przejrzysty, ustrukturyzowany format, który jest łatwiejszy do dokumentowania, wyszukiwania i przeglądania w czasie. Zmniejszają również niejednoznaczność i są często preferowane w celach prawnych i audytowych. Jednak kanały pisemne mogą wydawać się niektórym onieśmielające lub bezosobowe, szczególnie jeśli osoba jest zestresowana lub nie ma dobrej znajomości formalnego pisania. Idealny system sygnalizowania nieprawidłowości umożliwia oba formaty, dając użytkownikom elastyczność w wyborze metody, która najlepiej odpowiada ich poziomowi komfortu i sytuacji. Dzięki takiemu dwuopcyjnemu podejściu organizacje mogą otrzymywać bardziej kompletne, terminowe i przydatne raporty, uwzględniając przy tym szerszy zakres preferencji komunikacyjnych.
