Wprowadzenie systemu sygnalizowania nieprawidłowości to tylko pierwszy krok — jego skuteczność zależy od tego, jak dobrze ludzie o nim wiedzą i czują się zachęceni do korzystania z niego. Komunikacja wewnętrzna odgrywa kluczową rolę w budowaniu świadomości i zaufania do narzędzi do zgłaszania nieprawidłowości. Wielu pracowników waha się przed zabieraniem głosu, nie dlatego, że nie obchodzi ich to, ale dlatego, że nie są pewni, jak działa system, czy ich tożsamość będzie chroniona lub czy ich zgłoszenie doprowadzi do podjęcia działań. Właśnie tutaj jasna i spójna kampania komunikacyjna może naprawdę wiele zdziałać. Regularne przypomnienia za pośrednictwem wewnętrznych newsletterów, plakatów w przestrzeniach współdzielonych, prezentacji wprowadzających i krótkich wyjaśnień wideo mogą pomóc przełamać strach i zamieszanie. Wprowadzenie kanału zgłaszania nieprawidłowości za pomocą wiadomości od kierownictwa wzmacnia przekonanie, że zabieranie głosu jest wspierane, a nie karane. Używanie prostego języka, przykładów wizualnych i odpowiedzi na typowe obawy pomaga pracownikom postrzegać system jako coś praktycznego i dostępnego — a nie tylko jako zgodność z prawem. Udana kampania to taka, która normalizuje akt zgłaszania nieprawidłowości, wyjaśnia korzyści dla organizacji i pokazuje, że każdy głos ma znaczenie. Gdy komunikacja jest jasna i ciągła, raportowanie staje się częścią kultury, a nie tylko narzędziem działającym w tle.
