Zrównoważenie prawa do anonimowości w sygnalizowaniu nieprawidłowości ze ścisłymi wymogami RODO jest jednym z najtrudniejszych wyzwań, z jakimi mierzą się organizacje podczas wdrażania systemu raportowania. Z jednej strony sygnaliści potrzebują pełnej ochrony — zwłaszcza gdy zgłaszają wrażliwe przypadki niewłaściwego postępowania, które mogą narazić ich na odwet. Z drugiej strony firmy muszą odpowiedzialnie obchodzić się z danymi osobowymi, unikać zbędnego gromadzenia danych i przestrzegać zasad ograniczenia celu, proporcjonalności i poufności zgodnie z RODO. Skuteczny proces sygnalizowania nieprawidłowości pozwala osobom zgłaszać nieprawidłowości anonimowo, jednocześnie ograniczając dostęp do treści zgłoszenia wyłącznie do upoważnionego personelu i wykorzystując bezpieczne, szyfrowane kanały do przesyłania i przechowywania danych. Zgłoszenia muszą być przechowywane tylko tak długo, jak to konieczne — zazwyczaj nie dłużej niż pięć lat — a firmy powinny mieć jasne wewnętrzne zasady dotyczące tego, kto może przeglądać informacje lub działać na ich podstawie. Nawet jeśli zgłaszający zdecyduje się ujawnić swoją tożsamość, muszą być wdrożone zabezpieczenia chroniące go przed dyskryminacją lub odwetem. Zrównoważenie tych dwóch priorytetów — prawa prywatności i bezpieczeństwa sygnalistów — wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi cyfrowych, ale także jasnej struktury wewnętrznej, zdefiniowanych ról dostępu i świadomości prawnej. Prawidłowo wdrożona równowaga wzmacnia wewnętrzne zaufanie, promuje przejrzystość i sprawia, że organizacja przestrzega zarówno standardów etycznych, jak i zobowiązań prawnych.
