Das Vorhandensein eines Systems zur Meldung von Missständen ist nur der erste Schritt - was es wirklich effektiv macht, ist, wie gut die Menschen darüber Bescheid wissen und sich ermutigt fühlen, es zu nutzen. Die interne Kommunikation spielt eine Schlüsselrolle beim Aufbau von Bewusstsein und Vertrauen in die Meldeinstrumente. Viele Mitarbeiter zögern, ihre Meinung zu äußern, nicht weil es ihnen egal ist, sondern weil sie unsicher sind, wie das System funktioniert, ob ihre Identität geschützt wird oder ob ihre Meldung zu Maßnahmen führen wird. An dieser Stelle kann eine klare und konsequente Kommunikationskampagne einen echten Unterschied machen. Regelmäßige Erinnerungen in Form von internen Newslettern, Postern in gemeinsam genutzten Räumen, Einführungspräsentationen und kurzen Erklärvideos können dazu beitragen, Ängste und Verwirrung abzubauen. Die Einführung des Meldekanals mit Botschaften der Führungsebene stärkt die Überzeugung, dass das Ansprechen von Problemen unterstützt und nicht bestraft wird. Eine klare Sprache, visuelle Beispiele und Antworten auf häufige Bedenken helfen den Mitarbeitern, das System als etwas Praktisches und Zugängliches zu sehen - und nicht nur als eine gesetzliche Vorschrift. Eine erfolgreiche Kampagne ist eine, die den Akt des Meldens normalisiert, die Vorteile für die Organisation erklärt und zeigt, dass jede Stimme zählt. Wenn die Kommunikation klar und kontinuierlich ist, wird die Berichterstattung Teil der Kultur und nicht nur ein Instrument im Hintergrund.
