Prepararsi a un audit o a una revisione del sistema di segnalazione delle irregolarità non significa solo spuntare delle caselle: richiede una visione chiara di come funziona il processo di segnalazione nella pratica e se è in linea con gli standard legali e organizzativi. Gli auditor in genere ricercano procedure ben documentate, canali di comunicazione sicuri, tempistiche chiare e pratiche di gestione dei dati adeguate, in conformità con normative come la Direttiva UE sul whistleblowing e il GDPR. Le aziende dovrebbero iniziare verificando se le segnalazioni vengono ricevute ed elaborate entro i tempi richiesti, ad esempio confermando la ricezione di una segnalazione entro 7 giorni e fornendo un follow-up entro 3 mesi. L'accesso al sistema dovrebbe essere limitato al solo personale autorizzato, con autorizzazioni basate sui ruoli per evitare l'esposizione non necessaria di dati sensibili. I registri delle azioni intraprese, gli aggiornamenti di stato e le note dei casi dovrebbero essere disponibili per dimostrare tracciabilità e responsabilità. È inoltre importante verificare che i segnalanti siano informati dei loro diritti e che le campagne di sensibilizzazione interne siano state svolte in modo efficace. Un audit o una revisione periodica aiuta a identificare i punti deboli, come ritardi, documentazione carente o utilizzo limitato del sistema, e offre l'opportunità di migliorare la cultura della segnalazione e la conformità generale. Preparandosi in anticipo, le organizzazioni possono affrontare le ispezioni esterne con sicurezza e dimostrare un solido impegno verso la trasparenza e la protezione.
