Avere un sistema di whistleblowing è solo il primo passo: ciò che lo rende davvero efficace è quanto le persone ne siano a conoscenza e si sentano incoraggiate a utilizzarlo. La comunicazione interna gioca un ruolo fondamentale nel creare consapevolezza e fiducia negli strumenti di segnalazione. Molti dipendenti esitano a segnalare, non perché non gli importi, ma perché non sono sicuri del funzionamento del sistema, se la loro identità sarà protetta o se la loro segnalazione porterà a un'azione. È qui che una campagna di comunicazione chiara e coerente può fare davvero la differenza. Promemoria regolari tramite newsletter interne, poster in spazi condivisi, presentazioni di onboarding e brevi video esplicativi possono aiutare a dissipare paure e confusione. Introdurre il canale di segnalazione con messaggi da parte dei dirigenti rafforza l'idea che segnalare è un'attività supportata, non punita. Utilizzare un linguaggio semplice, esempi visivi e risposte a dubbi comuni aiuta i dipendenti a considerare il sistema come qualcosa di pratico e accessibile, non solo per ottemperare alla legge. Una campagna di successo è quella che normalizza l'atto della segnalazione, ne spiega i vantaggi per l'organizzazione e dimostra che ogni voce conta. Quando la comunicazione è chiara e continua, la segnalazione diventa parte integrante della cultura aziendale, non solo uno strumento secondario.
