Prepararse para una auditoría de denuncias o una revisión del sistema implica más que simplemente cumplir con los requisitos: requiere una visión clara de cómo funciona el proceso de denuncia en la práctica y si se ajusta a las normas legales y organizativas. Los auditores suelen buscar procedimientos bien documentados, canales de comunicación seguros, plazos claros y prácticas adecuadas de gestión de datos conforme a normativas como la Directiva de Denuncias de la UE y el RGPD. Las empresas deben empezar por revisar si las denuncias se reciben y procesan dentro de los plazos establecidos, como acusar recibo en un plazo de 7 días y realizar un seguimiento en un plazo de 3 meses. El acceso al sistema debe limitarse exclusivamente al personal autorizado, con permisos basados en roles para evitar la exposición innecesaria de datos sensibles. Los registros de las medidas adoptadas, las actualizaciones de estado y las notas de los casos deben estar disponibles para demostrar la trazabilidad y la rendición de cuentas. También es importante comprobar si los denunciantes están informados de sus derechos y si las campañas internas de concienciación se han llevado a cabo eficazmente. Una auditoría o revisión periódica ayuda a identificar puntos débiles (como retrasos, documentación deficiente o uso limitado del sistema) y ofrece la oportunidad de mejorar la cultura de denuncia y el cumplimiento normativo general. Al prepararse con antelación, las organizaciones pueden enfrentar las inspecciones externas con confianza y demostrar un sólido compromiso con la transparencia y la protección.
