Equilibrar el derecho al anonimato en la denuncia de irregularidades con los estrictos requisitos del RGPD es uno de los retos más delicados que enfrentan las organizaciones al implementar un sistema de denuncia. Por un lado, los denunciantes necesitan protección total, especialmente al denunciar conductas indebidas sensibles que podrían exponerlos a represalias. Por otro lado, las empresas deben gestionar los datos personales de forma responsable, evitar la recopilación innecesaria de datos y respetar los principios de limitación de la finalidad, proporcionalidad y confidencialidad del RGPD. Un proceso de denuncia eficaz permite a las personas denunciar de forma anónima, limitando el acceso al contenido de la denuncia únicamente al personal autorizado y utilizando canales seguros y cifrados para la transmisión y el almacenamiento de datos. Las denuncias deben conservarse solo el tiempo necesario (normalmente no más de cinco años) y las empresas deben contar con políticas internas claras sobre quién puede consultar la información o actuar en consecuencia. Incluso cuando el denunciante decide revelar su identidad, deben existir salvaguardas para protegerlo de la discriminación o las represalias. Equilibrar estas dos prioridades (legislación sobre privacidad y seguridad del denunciante) requiere no solo las herramientas digitales adecuadas, sino también una estructura interna clara, roles de acceso definidos y conocimiento legal. Cuando se implementa correctamente, este equilibrio fortalece la confianza interna, promueve la transparencia y mantiene a la organización en cumplimiento con los estándares éticos y las obligaciones legales.
