Se préparer à un audit ou à une revue de système de lancement d'alerte ne se limite pas à cocher des cases : il faut avoir une vision claire du fonctionnement pratique du processus de signalement et de sa conformité aux normes juridiques et organisationnelles. Les auditeurs recherchent généralement des procédures bien documentées, des canaux de communication sécurisés, des délais clairs et des pratiques de traitement des données appropriées, conformément à des réglementations telles que la directive européenne sur le lancement d'alerte et le RGPD. Les entreprises doivent commencer par vérifier si les signalements sont reçus et traités dans les délais requis, par exemple en accusant réception du signalement dans les 7 jours et en assurant un suivi dans les 3 mois. L'accès au système doit être limité au personnel autorisé, avec des autorisations basées sur les rôles afin d'éviter toute exposition inutile de données sensibles. Les journaux des actions entreprises, les mises à jour de statut et les notes de cas doivent être disponibles pour démontrer la traçabilité et la responsabilité. Il est également important de vérifier si les lanceurs d'alerte sont informés de leurs droits et si les campagnes de sensibilisation internes ont été menées efficacement. Un audit ou une revue régulier permet d'identifier les points faibles (retards, documentation insuffisante ou utilisation limitée du système) et offre l'opportunité d'améliorer la culture du signalement et la conformité globale. En se préparant à l’avance, les organisations peuvent faire face aux inspections externes en toute confiance et démontrer un engagement solide en matière de transparence et de protection.
