Wenn es um Whistleblowing geht, kann das Format der Meldung sowohl für den Komfort des Meldenden als auch für die Wirksamkeit der internen Bearbeitung einen erheblichen Unterschied machen. Sprachliche Äußerungen bieten eine natürlichere, gesprächigere Art und Weise, Bedenken zu äußern - insbesondere für diejenigen, die sich mit schriftlicher Kommunikation schwer tun oder sich von formalen Verfahren überfordert fühlen. Tonfall, Dringlichkeit und emotionale Nuancen kommen in gesprochenen Worten oft deutlicher zum Ausdruck und helfen den Ermittlern, den Kontext der Meldung besser zu verstehen. Sprachnachrichten können jedoch auch Herausforderungen mit sich bringen, wie z. B. die Notwendigkeit einer Transkription, Schwierigkeiten bei der Archivierung und potenzielle Datenschutzprobleme, wenn sie nicht sicher gehandhabt werden. Schriftliche Berichte hingegen bieten ein klares, strukturiertes Format, das sich leichter dokumentieren, durchsuchen und im Laufe der Zeit überprüfen lässt. Sie verringern auch Mehrdeutigkeiten und werden oft für rechtliche und Prüfungszwecke bevorzugt. Schriftliche Meldungen können aber auch einschüchternd oder unpersönlich wirken, vor allem, wenn die betreffende Person unter Stress steht oder das formale Schreiben nicht gut beherrscht. Das ideale Whistleblowing-System lässt beide Formate zu und gibt den Benutzern die Flexibilität, die Methode zu wählen, die ihrem Komfort und ihrer Situation am besten entspricht. Dieser Ansatz mit zwei Optionen hilft Unternehmen, vollständigere, zeitnahe und umsetzbare Berichte zu erhalten und gleichzeitig ein breiteres Spektrum an Kommunikationspräferenzen zu berücksichtigen.
