A preparação para uma auditoria de denúncia ou revisão de sistema envolve mais do que apenas verificar itens – requer uma visão clara de como o processo de denúncia funciona na prática e se está alinhado com as normas legais e organizacionais. Os auditores procuram normalmente procedimentos bem documentados, canais de comunicação seguros, calendários claros e práticas de tratamento de dados adequadas, de acordo com regulamentos como a Diretiva de Denúncias da UE e o RGPD. As empresas devem começar por verificar se as denúncias estão a ser recebidas e processadas dentro dos prazos exigidos, como acusar a receção da denúncia no prazo de 7 dias e prestar o acompanhamento no prazo de 3 meses. O acesso ao sistema deve ser limitado apenas ao pessoal autorizado, com permissões baseadas em funções para evitar a exposição desnecessária de dados sensíveis. Os registos das ações tomadas, atualizações de estado e notas de casos devem estar disponíveis para demonstrar rastreabilidade e responsabilização. É também importante verificar se os denunciantes estão informados sobre os seus direitos e se as campanhas internas de sensibilização foram realizadas de forma eficaz. Uma auditoria ou revisão regular ajuda a identificar pontos fracos – como atrasos, documentação deficiente ou utilização limitada do sistema – e oferece uma oportunidade para melhorar a cultura de denúncia e a conformidade geral. Ao prepararem-se com antecedência, as organizações podem enfrentar as inspeções externas com confiança e demonstrar um sólido compromisso com a transparência e a proteção.
