Quando se trata de denúncias, o formato do relatório pode fazer uma diferença significativa tanto no conforto do denunciante como na eficácia do tratamento interno. Os comentários de voz oferecem uma forma mais natural e coloquial de as pessoas expressarem as suas preocupações — especialmente para aquelas que podem ter dificuldades com a comunicação escrita ou se sentirem sobrecarregadas por procedimentos formais. O tom, a urgência e a nuance emocional são geralmente transmitidos de forma mais clara nas palavras faladas, ajudando os investigadores a compreender melhor o contexto do relatório. No entanto, as mensagens de voz também podem gerar desafios, como a necessidade de transcrição, a dificuldade de arquivo e potenciais preocupações com a privacidade dos dados se não forem tratadas de forma segura. Por outro lado, os relatórios escritos oferecem um formato claro e estruturado, mais fácil de documentar, pesquisar e rever ao longo do tempo. Também reduzem a ambiguidade e são frequentemente preferidos para fins jurídicos e de auditoria. No entanto, os canais escritos podem parecer intimidantes ou impessoais para alguns, especialmente se o indivíduo estiver sob stress ou não tiver um bom domínio da escrita formal. O sistema de denúncia ideal permite ambos os formatos, dando aos utilizadores a flexibilidade de escolher o método que melhor se adapta ao seu nível de conforto e à sua situação. Esta abordagem de dupla opção ajuda as organizações a receber relatórios mais completos, oportunos e acionáveis, ao mesmo tempo que acomoda uma gama mais ampla de preferências de comunicação.
