En matière de lancement d'alerte, le format du rapport peut faire une différence significative, tant pour le confort du déclarant que pour l'efficacité du traitement interne. Les commentaires vocaux offrent un moyen plus naturel et conversationnel d'exprimer ses préoccupations, en particulier pour ceux qui ont des difficultés avec la communication écrite ou se sentent dépassés par les procédures formelles. Le ton, l'urgence et les nuances émotionnelles ressortent souvent plus clairement à l'oral, aidant les enquêteurs à mieux comprendre le contexte du signalement. Cependant, les messages vocaux peuvent également poser des problèmes, tels que la nécessité d'une transcription, la difficulté d'archivage et les risques potentiels de confidentialité des données s'ils ne sont pas traités de manière sécurisée. En revanche, les rapports écrits offrent un format clair et structuré, plus facile à documenter, à rechercher et à examiner au fil du temps. Ils réduisent également l'ambiguïté et sont souvent privilégiés à des fins juridiques et d'audit. Cependant, les canaux écrits peuvent paraître intimidants ou impersonnels pour certains, surtout si la personne est stressée ou ne maîtrise pas bien l'écriture formelle. Un système de lancement d'alerte idéal permet les deux formats, offrant aux utilisateurs la flexibilité de choisir la méthode la mieux adaptée à leur niveau de confort et à leur situation. Cette approche à double option aide les organisations à recevoir des rapports plus complets, plus opportuns et plus exploitables tout en s’adaptant à un éventail plus large de préférences de communication.
