Die Vorbereitung auf ein Whistleblowing-Audit oder eine Systemüberprüfung umfasst mehr als nur das Ankreuzen von Kästchen - sie erfordert eine klare Vorstellung davon, wie der Meldeprozess in der Praxis funktioniert und ob er mit den rechtlichen und organisatorischen Standards übereinstimmt. Prüfer achten in der Regel auf gut dokumentierte Verfahren, sichere Kommunikationskanäle, klare Zeitvorgaben und einen ordnungsgemäßen Umgang mit Daten im Rahmen von Vorschriften wie der EU-Whistleblowing-Richtlinie und der GDPR. Unternehmen sollten zunächst prüfen, ob Meldungen innerhalb der vorgeschriebenen Fristen eingehen und bearbeitet werden, z. B. Bestätigung einer Meldung innerhalb von 7 Tagen und Weiterverfolgung innerhalb von 3 Monaten. Der Zugriff auf das System sollte auf autorisiertes Personal beschränkt werden, wobei rollenbasierte Berechtigungen vorhanden sein sollten, um eine unnötige Offenlegung sensibler Daten zu vermeiden. Protokolle über durchgeführte Maßnahmen, Statusaktualisierungen und Fallnotizen sollten verfügbar sein, um die Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit zu belegen. Es ist auch wichtig zu prüfen, ob Hinweisgeber über ihre Rechte informiert sind und ob interne Sensibilisierungskampagnen wirksam durchgeführt wurden. Ein regelmäßiges Audit oder eine Überprüfung hilft, Schwachstellen - wie Verzögerungen, mangelhafte Dokumentation oder eingeschränkte Systemnutzung - zu erkennen, und bietet die Möglichkeit, die Meldekultur und die Einhaltung der Vorschriften insgesamt zu verbessern. Indem sie sich im Voraus vorbereiten, können Organisationen externen Inspektionen mit Zuversicht entgegensehen und ein solides Engagement für Transparenz und Schutz demonstrieren.
