Das Recht auf Anonymität beim Whistleblowing mit den strengen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung in Einklang zu bringen, ist eine der heikelsten Herausforderungen, denen sich Organisationen bei der Implementierung eines Meldesystems gegenübersehen. Einerseits müssen Hinweisgeber umfassend geschützt werden - vor allem, wenn sie sensibles Fehlverhalten melden, das sie Vergeltungsmaßnahmen aussetzen könnte. Andererseits müssen Unternehmen verantwortungsvoll mit personenbezogenen Daten umgehen, unnötige Datenerhebungen vermeiden und die Grundsätze der Zweckbindung, der Verhältnismäßigkeit und der Vertraulichkeit gemäß der Datenschutz-Grundverordnung beachten. Ein erfolgreiches Whistleblowing-Verfahren ermöglicht es dem Einzelnen, anonym zu melden, wobei der Zugriff auf den Inhalt der Meldung nur auf befugtes Personal beschränkt ist und sichere, verschlüsselte Kanäle für die Datenübertragung und -speicherung verwendet werden. Die Berichte dürfen nur so lange wie nötig gespeichert werden - in der Regel nicht länger als fünf Jahre - und die Unternehmen sollten klare interne Richtlinien darüber haben, wer die Informationen einsehen oder bearbeiten darf. Selbst wenn sich der Berichterstatter dafür entscheidet, seine Identität preiszugeben, müssen Schutzvorkehrungen getroffen werden, um ihn vor Diskriminierung oder Vergeltungsmaßnahmen zu schützen. Um diese beiden Prioritäten - Datenschutz und Sicherheit der Hinweisgeber - in Einklang zu bringen, bedarf es nicht nur der richtigen digitalen Tools, sondern auch einer klaren internen Struktur, definierter Zugriffsrollen und eines entsprechenden Rechtsbewusstseins. Wenn dieses Gleichgewicht richtig umgesetzt wird, stärkt es das interne Vertrauen, fördert die Transparenz und sorgt dafür, dass die Organisation sowohl ethische Standards als auch rechtliche Verpflichtungen einhält.
